Sistemas de Información Gerencial en los Negocios

Por C.P. Héctor Jaime Correa Pinzón
Presidente Asociación Interamericana de Contabilidad

El diseño, la implantación y la operación de un Sistema de Información Gerencial (SIG), son tanto costosos como difíciles, pero estos esfuerzos y su gasto pueden justificarse. Existen varios factores que hacen que este sistema sea más necesario que hace dos o tres décadas. Un factor relevante está relacionado en que los administradores deben estar coordinados con un ambiente de negocios mucho más complejo que antes. Una de las razones principales de esta complejidad, es el aumento de la regulación gubernamental, que requiere que las organizaciones realicen actividades que antes eran innecesarias; estas incluyen diversos informes regulatorios, como por ejemplo ante la Administración Tributaria, las Superintendencias, Contralorías, y demás organismos que requieren la misma. Otra razón de alta dificultad, es la mayor variedad de productos y/o servicios que ofrecen las organizaciones a sus clientes; administrar esta gran variedad, requiere sistemas de información más ajustados a la realidad económica empresarial. El ambiente de negocios no sólo es más confuso, sino también más dinámico. Los administradores tienen que tomar más decisiones rápidamente y por lo regular, debe transcurrir menor tiempo entre el surgimiento de un problema administrativo y la aplicación de una solución satisfactoriamente estratégica. Esto es así en parte, porque los competidores han aprendido a adaptarse con más rapidez al medio. Un SIG que proporciona información tanto compleja como a tiempo, es una parte necesaria de la adaptación que se requiere. Es cierto que hay una gran tendencia de los sistemas de información al desarrollo de capacidades que faciliten la adaptación rápida de las organizaciones al cambio. Los informes inmediatos, los de propósito especial y los indicadores clave, son ejemplos de estas capacidades. No debe olvidarse otro factor presente en la necesidad de obtener sistemas de información más depurados: las escuelas de administración, contabilidad y negocios han mejorado la calidad de los administradores. Estos entienden y utilizan técnicas administrativas más complicadas que sus predecesores. Los administradores de hoy, usan en forma rutinaria análisis marginales, costos estándar y costos directos, así como los tradicionales costos totales, técnicas de análisis de sensibilidad y otros métodos administrativos que no se usaban hace dos o tres décadas. Para aplicar estas técnicas se requiere información más completa que la que se necesitaba antes y esto hace necesario un mejor sistema de información. Esta consideración será aún más importante dentro de algunos años, por el avance de la tecnología.

No puede dejarse de lado la tecnología aplicada a los SIG en los negocios, pues es tal la velocidad de la misma, que si los administradores no la tuviesen en cuenta, muy seguramente los mismos estarían obsoletos y faltos de aplicación en la práctica, obteniéndose finalmente decisiones erráticas que en nada benefician a las empresas y que por el contrario, generan caos y cambios administrativos innecesarios que pueden llevar a las compañías a desequilibrar el principio de empresa en marcha.

Finalmente, los procesos de mejoramiento continuo, aplicados a los sistemas de información gerencial y la tecnología en los negocios, son variables de especial atención en las compañías, llámese micros, pymes o grandes empresas, pues es en ellas que los administradores deben aplicar sus conocimientos, pero ante todo la experiencia, pues de ello depende en gran parte el éxito o el fracaso empresarial.