Sistemas de Informacion Financiera

Por C.P. Héctor Jaime Correa Pinzón
Presidente Asociación Interamericana de Contabilidad

Un sistema de información funcional proporciona información detallada para un tipo específico de actividades de operaciones o un grupo de actividades relacionadas, así como información resumida para el control administrativo de tales actividades. Un sistema de información funcional también puede proporcionar datos útiles para otra actividad funcional o para propósitos de planeación, pero esto en general es adicional a sus propósitos principales. 

La columna vertebral de un sistema de información de una organización con sus sistemas de información funcionales, ya que éstos procesan transacciones y hacen posible varias actividades de mantenimiento y administrativas; también proporcionan la mayoría de la información necesaria para el control administrativo, así como alguna información útil para la planeación. Sin embargo, estos sistemas, una vez en su sitio, generalmente no requieren mucha atención de los administradores, aunque el personal de procesamiento de datos los modifique de manera continua. 

(Las excepciones son los sistemas de información asociados con tareas clave de la organización).  Sin embargo, los administradores que se apoyan en un sistema de información funcional particular deberían participar totalmente en su diseño y desarrollo.  Cada función tiene un sistema de información compuesto de muchos subsistemas, los cuales proporcionan información para las tareas dentro de esa función.  Los sistemas funcionales principales de las entidades son los siguientes:

• Sistema de información de contabilidad
• Sistema de información de mercadotecnia
• Sistema de información de producción
• Sistema de información de administración de inventarios
• Sistema de información de personal
• Sistema de información de distribución
• Sistema de información de compras
• Sistema de información de tesorería
• Sistema de información de análisis y crédito
• Sistema de información de investigación y desarrollo
• Sistema de información de ingeniería.

Además, la mayoría de las organizaciones tienen varios sistemas de información menores tales como programas de seguridad y las actividades de recreación de los empleados. Los tres primeros sistemas enumerados, son los más importantes en muchas organizaciones.

En varios tipos de ellos, uno o más sistemas de información funcionales pueden ser particularmente desarrollados; éstos corresponden en general a tareas críticas en la industria.  Por ejemplo, es probable que las compañías de alta tecnología tengan un sistema de información extenso y complicado para sus funciones de investigación y desarrollo y los fabricantes de productos de alta costura puedan tener sistemas de información de administración de inventarios muy complicados para proporcionar una respuesta rápida a las preferencias cambiantes de los consumidores.

Ya depende de cada entidad como puedan y quieran priorizar la estructuración de cada sistema y los diferentes subsistemas, pues ello se configura de acuerdo a las necesidades de cada organización y debe ser dinámica, no estática.