Bases de Datos en Gestion Empresarial

Por C.P. Héctor Jaime Correa Pinzón
Presidente Asociación Interamericana de Contabilidad

Hoy en día la cuantía y dispersión de variables que operan en cualquier sector productivo hace imprescindible para las empresas el contar con una herramienta de gestión como son las bases de datos que reflejen el entorno de la empresa.  En principio, se hace referencia a las bases de datos de empresas, dejando para un análisis posterior las tan traídas y llevadas – desde el punto de vista del derecho de la intimidad – bases de datos particulares.

1. El contenido de la base de datos.
2. Gestión de la base de datos
3. Análisis de la base de datos

La validez y operatividad de una base de datos de gestión comercial, se puede analizar desde una triple vertiente: Contenido, Gestión y Análisis.

El contenido de la base de datos hace referencia tanto a los sujetos – empresas – en ella contenidos como a las variables consideradas.  Normalmente, en una base de datos de empresas, estas variables son, exclusivamente, de carácter cuantitativo: variables demográficas, dimensión, facturación, plantilla, actividad, etc.  En esta fase, la operatividad de la base de datos en ella contenidos, su eficacia esta condicionada a la realización de un riguroso y periódico mantenimiento que evite los costes del error: devolución de envíos, cambios de denominación, variación de sujetos en la dirección de la empresa, etc.  En muchas ocasiones, la dificultad de este mantenimiento se ve rigurosamente condicionada por la imposibilidad de dedicar recursos a ello –dimensión de la empresa – o por el volumen de la base de datos manejada. Ambos problemas, hacen recomendable, en muchas ocasiones, encargar estas funciones a empresas externas.

Por gestión de la base de datos, nos referimos a los soportes que nos permiten operar con los datos disponibles. El mercado pone a nuestro alcance multitud de herramientas de software para el tratamiento de los datos.  Estos programas permiten al usuario la realización de las más diversas tareas, posibilidad sólo distorsionable por la habilidad del operante y por la especialización de la base de datos utilizada.  No es igual, operar con una base de datos homogénea y segmentada – ejemplo, empresas cuyo mercado es unisectorial y homogéneo por tener un solo producto o servicio de características claramente definidas – que tener que operar con una base de datos intersectorial y heterogénea – ejemplo, empresas que por contar con una oferta diversa de productos y/o servicios no pueden definir un “mercado objetivo” común para la totalidad de su actividad.  En este segundo caso, la realización de cualquier acción comercial requiere un análisis que ofrecerá un perfil de empresas – destino que nos permita introducirnos con éxito en la base de datos.

El análisis de las bases de datos hace referencia – en conexión directa con el supuesto analizado en el punto anterior – con la función analítica de segmentación de empresas.  Como se comentaba con anterioridad, sólo en el caso de empresas que no se puedan permitir el contar con una base de datos “única” sino que deban operar con una “bolsa de empresas” de gran dimensión y analizar puntualmente la tipología del destinatario de la acción; sólo en este caso se hace necesaria la participación de personal adiestrado en el análisis y segmentación de mercados, capacitados para diseñar abstractamente el conjunto de variables relevantes a considerar en función de la acción que se quiera realizar.  La participación de estos expertos en el otro supuesto considerado –base de datos “única”- sería también de gran importancia, pero desde un punto de vista estadístico, en la fase de diseño de la muestra que soporta la base de datos.

El correcto diseño, gestión y análisis de una base de datos permite a cualquier empresa contar con una herramienta de gestión de su entorno, que facilita su capacidad de reacción y su adaptación a las necesidades cambiantes del mercado.