Auditoria de Capacitación

Jorge Alejandro Sánchez Henríquez, PhD – MBA – CPA
– Miembro de la Comisión de Administración y Finanzas de la AIC
– Miembro Centro de Investigación y Estudios Contables (CIEC), Universidad de Talca
– Profesor Universidad de Talca – Chile
– Email: jsanchez@utalca.cl

En tiempos de enfermedades, pandemias y guerras las empresas deben enfrentar cada día ambientes más complejos y para tener éxito en esos escenarios tan difíciles, la calidad y eficiencia de su capital humano es fundamental y se constituye en una garantía para enfrentar ambientes cada vez más hostiles y cambiantes, la mejor herramienta a la que pueden echar mano las organizaciones para potenciar precisamente a su capital humano es sin lugar a duda la capacitación.

Este artículo es el resultado de auditorías realizadas a procesos de capacitación en empresas en Chile, representa la continuación de una línea de trabajo que se remonta al año 2000, la cual ha proporcionado diversos resultados y su impacto práctico ha sido valorado tanto por organizaciones públicas como privadas, en efecto, se han auditado diferentes aspectos relacionados con la administración, dirección y control de los recursos humanos, en múltiples organizaciones, además en relación a temas específicos vinculados con capacitación, se han escrito varios artículos y dos libros sobre auditoría de procesos de capacitación, lo cual ratifica la importancia que se le asigna al tema de la capacitación en diferentes países de América Latina, en efecto, a las organizaciones (que se autodefinan como eficientes y modernas), y a sus directivos les interesa de sobre manera, conocer en forma fehaciente el comportamiento de sus activos, gastos e inversiones y para ello la auditoría es un gran apoyo. Se sabe también que los trabajadores son un componente fundamental en la organización actual (activo-inversión) y que por tanto se requiere saber cómo están capacitados para desarrollar bien su labor, la orientación moderna va aún más allá, y busca evaluar si ellos están o no capacitados para agregar valor a la organización.

La capacitación a evolucionado fuertemente a través del tiempo, en efecto, según autores clásicos como Bohlander y Snell (2008:294), “los ingresos de una organización y su rentabilidad global se correlacionan de forma positiva con la cantidad de capacitación que proporciona a sus empleados”. Por su parte Ferraro (2001:158), afirma que la capacitación “es el conjunto de actividades encaminadas a proporcionar conocimientos, desarrollar habilidades y modificar actitudes del personal de todos los niveles para el mejor desempeño del trabajo”. Autores más contemporáneos como Dolan et al (2007), afirman que la formación les aporta a los trabajadores experiencias de aprendizaje, con el fin de mejorar el rendimiento individual mediante cambios en los conocimientos, habilidades y actitudes. En definitiva, ellos promueven la visión de que la formación de los trabajadores se constituye en una herramienta estratégica que va dirigida a la sobrevivencia en un sentido y al desarrollo en otro, esta visión es aplicable, tanto para la organización como a sus trabajadores, en definitiva, es un activo-estratégico que debe ser considerado como una inversión, que sustenta y soporta adecuadamente un funcionamiento organizacional exitoso y que da garantía operacional en un futuro incierto. Para Alles (2008:219), la “capacitación debe ser una transmisión de conocimientos y habilidades: organizada, planificada y evaluable”. Para Sánchez y Valdivia (2010:72) la “capacitación es una actividad planificada y permanente, cuyo objetivo es preparar, desarrollar e integrar a los recursos humanos al proceso productivo, mediante la entrega de diversos conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores en sus actuales y próximos cargos en la organización, adaptándolos a las exigencias cambiantes del entorno”.

La importancia de la capacitación ha ido creciendo rápidamente en el tiempo (lo que se puede ver en la Figura 1), considerándose como una herramienta fundamental para las organizaciones y sus trabajadores, de hecho, muchos años antes de Cristo, en los orígenes de la humanidad, los pueblos primitivos ya practicaban capacitación a través de la entrega de conocimientos básicos de vida, la cual surge ligada a una necesidad fundamental de sobrevivencia.

Actualmente, la vorágine de cambios que se están produciendo, lleva a que el auditor deba necesariamente hacer una profunda y exhaustiva evaluación de los acontecimientos que pueden provocar algún tipo de riesgo que afecte a su trabajo de auditoría, si el auditor no realiza una buena evaluación puede verse afectado por una gran cantidad de problemas, que le provocan una serie de implicancias en su trabajo, dichas implicancias fueron detalladamente analizadas en un artículo reciente (Sánchez, 2011:130-154). A continuación, se presenta, a modo de ejemplo, un resumen (ver Tabla 1), en la cual se hace mención del problema que se podría presentar antes de la capacitación del personal, con sus respectivas implicancias para el auditor, es decir, con algunos de los elementos que sería deseable para el auditor examinar en forma detallada.

Siempre hay cambios, y siempre los habrá, pero en la última década ellos han sido bastante profundos, lo claro es lo vertiginoso que son y esa ha sido la tónica imperante y se visualiza que ello no cambiará en el futuro, en base a esta premisa no se hace difícil augurar que este fenómeno se acentuará en el tiempo y se puede afirmar que en tiempos de cambio, lo único que permanece constante conceptualmente es el propio cambio, para el auditor esto puede ser muy relevante, sobre todo si pretende realizar su trabajo en un área tan dinámica como lo son los procesos de capacitación que realizan las organizaciones, en efecto, el auditor de recursos humanos que este evaluando el sistema de capacitación en una organización, en primer lugar debe considerar todas las tendencias imperantes y evaluar los efectos que puedan tener en su trabajo de auditoría. Al respecto, Sánchez y Calderón (2010), identificaron 56 tendencias a tener en consideración, por parte del auditor, las cuales fueron clasificadas en 11 diferentes categorías: Tendencias en relación al entorno, tendencias relacionadas a los métodos de capacitación , tendencias respecto a los involucrados, tendencias en relación al costo y financiamiento, tendencias orientadas a los objetivos organizacionales, tendencias respecto a la consideración e importancia de la capacitación, tendencias respecto a las capacidades requeridas, tendencias relacionadas al puesto de trabajo y remuneraciones, tendencias respecto al tiempo empleado en la capacitación, tendencias con efectos secundarios y otras tendencias. En ese mismo artículo los autores hacen un análisis reflejado en una matriz de tendencias (ver tabla 2), construida en tres columnas, en la cual se presenta en la primera columna (1) el concepto técnico asociado al proceso de capacitación, en la segunda columna (2) se hace un análisis de lo que sucede en un sistema de capacitación con visión histórica o de pasado y en la tercera columna (3) se muestra la tendencia que ya debería tener considerada e incorporada en su diseño, un buen sistema de capacitación.

Para la realización de las auditorías de capacitación fue necesario primero que todo, realizar una investigación exploratoria a fin de conocer el proceso de capacitación, y también el origen del enfoque clásico de auditoría. Una vez que se conoció el proceso de capacitación en función de la teoría clásica existente, se realizó la identificación de sus principales componentes los cuales se configuraron de acuerdo con una lógica de proceso identificando de esta forma cinco etapas básicas del proceso compuestas cada una por diversas actividades. Una vez que se logró organizar el proceso en un orden lógico de etapas y actividades, se realizó un flujograma que permitió visualizar el proceso. Luego de esto, y una vez definido un proceso estándar de capacitación con sus principales componentes, fue posible realizar la segunda parte del trabajo relacionado con la auditoria del proceso.

Para realizar la propuesta de auditoria se utilizó como base la metodología utilizada en el enfoque clásico de auditoria financiera, ello consistió en que, así como en la auditoria financiera se identifican afirmaciones asociadas a los saldos contables, en esta investigación se identificaron los atributos de auditoria relacionados con el proceso de capacitación. Luego se definieron los principales riesgos que se podrían correr al realizar una auditoria al proceso de capacitación y que, por lo tanto, podrían poner en riesgo la eficacia de este, estos riesgos se identificaron a modo de pregunta, etapa por etapa según en las que se dividió el proceso, los cuales estaban asociados a cada atributo definido anteriormente. Posteriormente se diseñaron procedimientos específicos que permitieran obtener evidencia respecto a la veracidad de los atributos definidos, los que en su totalidad permitirían obtener evidencia sobre la eficacia del proceso de capacitación en las. Por último, en base al conocimiento adquirido en la definición del proceso, se procedió a diseñar un grupo de indicadores de gestión para controlar permanentemente la capacitación de los trabajadores en la organización.

Definición del proceso de capacitación
A continuación, se presenta de manera gráfica y de forma detallada todo el proceso de capacitación (ver figura 2), lo cual resume el arduo trabajo analítico realizado. La figura da a conocer una ruta crítica del proceso, también muestra cada una de las fases constitutivas del proceso, así como las principales actividades que se deben llevar a cabo en cada una de dichas etapas.

Definición de los atributos del proceso de capacitación
Luego de haber identificado los principales componentes del sistema de capacitación, es posible comenzar con la segunda parte de este trabajo que tiene relación con la auditoria de este proceso. A continuación, se presenta la clasificación de los atributos identificados del proceso, ellos se han definido etapa por etapa debido a que cada una de ellas responde a un propósito distinto. Estos atributos tienen relación con aspectos que se debieran cumplir en el proceso de evaluación del desempeño y, por lo tanto, serán los objetivos sobre los cuales el auditor deberá obtener evidencia, el resultado fue: Detección de necesidades de capacitación: 15 atributos, Establecimiento de objetivos generales: 6 atributos, Elaboración del programa: 19 atributos, Ejecución del programa: 4 atributos, Evaluación: 7 atributos, Seguimiento: 7 atributos. Retroalimentación: 2 atributos.

Definición de los procedimientos de auditoria
Una vez identificados los atributos y los riesgos de auditoría, se diseñaron los procedimientos que deberá realizar el auditor para obtener evidencia de que los atributos definidos se cumplen en el proceso de evaluación y de esta forma satisfacerse respecto a la eficacia del proceso en la organización, a continuación se muestra la cantidad de procedimientos creados, separados por atributos: Detección de necesidades de capacitación: 49 procedimientos de auditoría, Establecimiento de objetivos generales: 19 procedimientos de auditoría, Elaboración del programa: 72 procedimientos de auditoría, Ejecución del programa: 8 procedimientos de auditoría, Evaluación: 26 procedimientos de auditoría y Seguimiento: 18 procedimientos de auditoría.

Auditorías a organizaciones
El programa de auditoría fue revisado por expertos y posterior a ello se aplicó en 24 organizaciones en Chile, del tipo agrícola, agroindustrial, frutícola, packing, viña, vivero, molinero, cooperativo, caja de compensación, bancario, telecomunicaciones, transporte, automotriz, educación, instituciones públicas, retail y supermercados. Como resultado de las aplicaciones experimentales se detectaron, en absolutamente todas las organizaciones evaluadas, múltiples hallazgos relevantes para la operación del sistema de capacitación, que fueron debidamente informados y muy bien valorizados por cada organización. La tabla 5 presentada a continuación muestra resumidamente el resultado general de las auditorías realizadas, los resultados están expuestos para cada una de las etapas del proceso de capacitación. Para hacer más fácil la comprensión de los dichos resultados, se han agrupado las conclusiones en cuatro categorías: (1) se empleará, cuando la etapa auditada representa una calificación muy deficiente, (2) para una calificación deficiente, (3) para una calificación regular, (4) para una calificación excelente. La determinación de la calificación se ha efectuado de manera arbitraria, estableciendo parámetros y sólo con el fin de hacer más comprensible los resultados llevado, dichos parámetros se reflejan de la siguiente manera, se calificará como excelente cuando solo entre un 0% y un 10% de los atributos de la etapa de detección de necesidades haya presentado observaciones en la auditoría, se calificará de regular cuando entre un 11% y un 30% de los atributos presenten hallazgos, una calificación deficiente considerará aquellos atributos que presenten observaciones entre un rango de 31% y 60%, finalmente, una etapa será calificada de muy deficiente cuando en la organización se hayan detectado observaciones en un rango de un 61% y un 100% de sus atributos. Por ejemplo, para la etapa de detección de necesidades; si en una organización se han encontrado hallazgos en 10 de los 15 atributos que componen dicha etapa (aproximadamente a un 67% de los atributos), esta se calificará de muy deficiente (4) y significará que dicha organización debe mejorar su etapa, ya que existen múltiples variables en las cuales se encuentra deficiente.

Conclusiones
En primer lugar, se logró diseñar un completo flujo del proceso sistémico de capacitación basado en una lógica de flujogramación de auditoría siguiendo una ruta crítica, que contemplo siete etapas en su desarrollo.

A nivel de detalle se logró determinar un total de sesenta atributos que se cubrieron con el diseño de ciento noventa y seis procedimientos de auditoría específicos, que se orientaron a evaluar el proceso completo de evaluación del desempeño de los trabajadores.

Los resultados agregados son categóricos, ya que una gran mayoría de organizaciones auditadas, presentaron resultados “muy deficientes” y “deficientes” en sus procesos de capacitación, lo que refleja que se deben realizar importantes modificaciones que impliquen mejoras a los mismos, para que puedan cumplir con los objetivos que cada empresa les definió.

Se pudo concluir que la metodología utilizada resultó ser exportable a otros sistemas de recursos humanos, en efecto, ella se aplicó posteriormente con total éxito en la auditoría de procesos de evaluación del desempeño y a procesos de compensaciones al personal.