La importancia del sistema de control de calidad en una firma y como implantar el mismo

Por. CPA María E. Morales,CGMA

Las normas de control de calidad resumidas en el pronunciamiento número 8 de Control de Calidad requieren que toda firma de contabilidad establezca un sistema de controles para garantizar que la firma y su personal cumplan con las normas profesionales y que los informes emitidos sean apropiados.

El sistema ayuda a la firma a cumplir con las normas principalmente en sus trabajos de auditoria, compilaciones, revisiones y atestiguamiento. Aunque la firma sólo trabaje aspectos de contribuciones, también está sujeta a cumplir con las Normas de Calidad.

El propósito de un sistema de calidad es estandarizar los procedimientos en la firma a través de la formalización de un conjunto de reglas, políticas y procedimientos que fortalezcan su sistema.

El alcance y la complejidad del sistema dependerán del tamaño de la firma, su personal y el tipo de clientes y debe estar diseñado de acuerdo a ello, en menor o mayor escala, para cada elemento de calidad.

La firma deberá demostrar su sistema de calidad en un documento formal de calidad y comunicarlo a su personal. Los fundamentos de un sistema de calidad son los siguientes:

• Conducta ética

• Independencia y objetividad

• Mantener competencia profesional

• Cuidado y calidad del trabajo

• Normas generalmente aceptadas por la firma

• Claridad en el lenguaje y guías apropiadas

• Integridad

• Confidencialidad

La firma debe tratar la ética y la calidad como la primera prioridad. Las consideraciones comerciales y económicas no deben ir por encima de la calidad del trabajo. Los elementos de control de calidad son los siguientes:

• Liderazgo responsable para la calidad en los trabajos (Tono en el tope)

• Requisitos éticos relevantes

• Aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y los trabajos

• Asignación del equipo de trabajo-Recursos Humanos

• Ejecución de los trabajos

• Monitoría

Liderazgo responsable para la calidad en los trabajos

El tono en el tope o liderazgo responsable para la calidad comienza desde los socios o dueños. Estos deben transmitir un fuerte apoyo en pro de la cultura de control de calidad. Deben ser responsables de mantener los manuales de calidad y todas las ayudas prácticas necesarias, material de referencia y consultas disponibles al personal. Entre las responsabilidades de los socios o dueños están:

Estar al corriente de la evolución actual de la profesión, el marco aplicable para la presentación de informes financieros, las normas de aseguramiento, divulgación y prácticas de contabilidad, control de calidad, normas de la firma y aquellas pertinentes a las industrias de los clientes que se atienden;

Proporcionar a socios y personal asistencia, cuando sea necesaria o requerida, para ayudarles a aprender a través del conocimiento compartido y la experiencia y a su vez mejorar la calidad de servicio al cliente.

Requisitos éticos relevantes

La firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una certeza razonable de que la firma, su personal, y en su caso, otros sujetos a quienes les apliquen los requisitos de independencia (incluido personal de apoyo), mantengan la independencia en esencia y en apariencia. Se debe instruir al personal sobre qué constituye una amenaza a la independencia, para poner en efecto las salvaguardas necesarias.

Se pueden referir al Código de Conducta del AICPA para detalles sobre violaciones a la independencia. El CPA debe saber cuándo decir “no” a una relación o a una continuación de una relación. El cumplimiento con los requisitos de independencia debe monitorearse y ponerse por escrito al menos anualmente con una certificación de independencia para cada empleado y socio y cada vez que la firma obtenga un nuevo cliente. Entre las amenazas más comunes a la independencia se encuentran:

Familiaridad

Auto-revisión

Advocar o representar al cliente

Intereses financieros

Intimidación

Realización de labores financieras que envuelvan toma de decisiones, firma de documentos o establecimiento de políticas.

Aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y los trabajos

La firma deberá establecer políticas y procedimientos para la aceptación y continuidad de las relaciones con los clientes y trabajos en específico, para garantizar que la firma y su personal:

Sea competente para realizar el trabajo y tenga las capacidades, como el tiempo y recursos para hacerlo;

Pueda cumplir con los requisitos éticos pertinentes; y

Ha considerado la integridad del cliente y no tiene información que llevará a concluir que el cliente carece de integridad.

Tales políticas y procedimientos exigirán:

Realizar una investigación antes de aceptar nuevo cliente o nuevo trabajo.

De existir potencial conflicto de interés en aceptar un trabajo de un nuevo o un cliente existente, la firma debe determinar si es conveniente aceptarlo.

Si se han identificado problemas, y la firma decide aceptar o continuar la relación de cliente o un trabajo en específico, la firma debe documentar cómo se resolvieron los problemas.

La conclusión de aceptar o retener debe estar basada en:

Integridad del cliente.

Competencia del equipo de trabajo.

Que puedan cumplir con los requisitos éticos pertinentes, incluyendo ser independiente.

Que concluyan que se ha cumplido con el control de calidad de la firma.

La firma debe definir el proceso a seguir cuando se haya determinado que la retirada de un trabajo es necesaria. Este proceso normalmente incluirá:

Examen de los requisitos profesionales, legales y reglamentarios y cualquier informe obligatorio que deba llevarse a cabo;

Reunión con la gerencia del cliente y los encargados de gobernar para discutir los hechos y circunstancias que dan lugar a la retirada; y

Documentar los asuntos importantes que condujeron a la retirada, incluyendo los resultados de cualquier consulta, y la base de las mismas.

Asignación del equipo de trabajo-Recursos Humanos

Los recursos humanos consisten de los siguientes factores o áreas:

Reclutamiento

Evaluaciones de desempeño

Capacidades

Competencia

Desarrollo profesional

Promociones y ascenso

Compensación

Necesidades de personal

La firma deberá establecer políticas y procedimientos diseñados para proporcionarle una certeza razonable de que tiene suficiente personal con la competencia, capacidades y principios éticos necesarios. La firma puede considerar la posibilidad de elaborar material de orientación y requerir a todo el personal nuevo que asista a una sesión de orientación tan pronto como sea práctico después de comenzar el empleo.

El proveer oportunidades para el desarrollo de la carrera de su personal reforzará la capacidad de la firma para retener a profesionales competentes, que a su vez apoyarán el crecimiento continuo de la firma.

Es deseable que la firma revise periódicamente la eficacia de su programa de reclutamiento junto con una evaluación de sus necesidades de recursos actuales para determinar si se requieren revisiones al programa. También es de suma importancia que la firma mantenga control sobre la educación continuada de sus empleados, los CPA y los que no son CPA, para garantizar que su personal esté debidamente adiestrado en las áreas que le compete y en los aspectos generales de la profesión.

Ejecución de los trabajos

Las políticas de la firma deberán proporcionar una certeza razonable de que los trabajos se realicen de conformidad con las normas profesionales y que la firma o el socio del trabajo emitan informes que sean apropiados en las circunstancias y que los estados financieros sean adecuados. Deberán incluir en tales políticas y procedimientos:

Asuntos relativos a fomentar la coherencia en la calidad de desempeño de trabajo;

Responsabilidades de supervisión; y

Responsabilidades de revisión.

La firma puede proporcionar a los empleados y socios los siguientes:

Manuales o cuestionarios estandarizados;

Memorandos estandarizados;

Programas de trabajo (audit programs), lo que es requerido por las Normas de Auditorías

Plataformas para preparación de papeles de trabajo.

Lo socios deben asegurarse de que para cada trabajo:

Documentar el trabajo, análisis, consultas y conclusiones de forma suficiente y adecuada;

Completar su trabajo con objetividad e independencia, de forma oportuna y eficiente y documentar la labor de manera organizada, sistemática, completa y legible;

Garantizar que todos los documentos de trabajo, documentos de archivo y memorandos son firmados correctamente con referencias cruzadas y que incluyan la fecha;

Con documentación apropiada de las consultas sobre asuntos difíciles o polémicos;

Es recomendable que el equipo de trabajo planifique bien antes de comenzar el trabajo de campo para asegurarse de que:

Cualquier asunto significativo que haya sido identificado durante el proceso de aceptación y continuidad sea debidamente considerado;