Estructuración de costos de producción para una microempresa

MAG. CPC Marianela Aguilar y Santillan
Miembro de la Comisión Técnica Integral de MIPYMES – AIC

Estructuración y definición de los costos de producción para una microempresa

1. Al inicio de mi ejercicio profesional temía ingresar al campo de los costos considerando que era un tema complicado y laborioso, pero a través de los años paso a paso me involucre en esta especialidad; motivo por el cual es necesario comprender porque estructurar los costos en una micro empresa partiendo que es un proceso que ayuda a ordenar, organizar y optimizar los recursos de forma efectiva en el flujo de actividades que se realiza para luego tomar decisiones adecuadas.

El mayor problema que representa no contar con una estructura de costos es que algunos micro empresarios  no conocen el costo de sus productos esto influye principalmente a ser competitivo en el mercado que lo puede llevar a muerte súbita; en ese sentido primero debe conocer lo que significa la cultura de los costos, que no solo constituye un desembolso de dinero para elaborar un producto más bien considero que su aplicación es contribuir a la satisfacción de nuestros clientes en el momento de trasladar el producto y/o servicio terminado. El propósito de este artículo es dar a conocer a los micro empresarios paso a paso como estructurar y definir sus costos para sus negocios y los beneficios que representa en el planeamiento y control del negocio; asimismo la aplicación del concepto de la eficiencia en el uso y aplicación de los recursos en sus diversas actividades productivas con el objetivo de determinar y conocer el costo unitario, el precio de venta del producto que permita cubrir los costos variables, fijos, los gastos y la respectiva generación de los beneficios.

1. Conocimiento del sector y actividad
2. Perfil del micro empresario

Es fundamental conocer el perfil del microempresario dado que muchos de ellos no tienen una formación académica pero su deseo apasionado, su creatividad de emprendedor los lleva a superar los miedos y los riesgos que implica realizar actividades económicas y lograr sus objetivos.

Según Jesús Ruiz (Ruiz, s.f.), menciona que, los emprendedores se enfrentan a innumerables obstáculos que pasan por la falta de cultura emprendedora, falta de recursos y falta de conocimientos y consecuentemente inseguridad en el terreno empresarial. Todo esto constituye un reto permanente para los emprendedores, que se puede y se debe apoyar en la formación continua. Lo que sí está claro es que los emprendedores y su personalidad, son claves para la economía.

1. Misión, Visión y valores

Es necesario e indispensable que el micro empresario deba conocer su hoja de ruta, permitiendo establecer sus objetivos, de qué forma generara su relación con sus clientes; es decir establecer el propósito de su emprendimiento.

1. Sector y actividad económica

Precisar a qué sector de la clasificación pertenece es sumamente importante para la estructuración de los costos, podría estar ubicado en el sector primario (agricultura, ganadería, pesca y minería), secundario (industria y construcción) y terciario (servicios, comercio, transporte y comunicaciones). Algunas clasificaciones incluyen el cuaternario (investigación y tecnología) y quinario (educación, salud y cultura), relacionando a la actividad económica que desarrolla es decir todo lo que realiza para adquirir, producir, y distribuir los bienes o servicios hacia sus clientes.

1. Análisis organizacional interno

Se debe conocer el análisis interno de la micro empresa en cuanto a sus recursos, sus competencias, sus habilidades, los procesos, la capacidad de producción, la maquinaria, el capital humano, de esta forma adoptar la estructura correspondiente.

(Golpe, 2018) en su investigación de Costos estratégicos, menciona que la cadena de valor permite conocer las diversas actividades estratégicas que nos ayudara a comprender en un panorama mas amplio a cerca de los costos. Vale decir que la importancia de identificar las actividades principales que aporte valor y ventaja con respecto a sus competidores.

1. Política de costos

Debe definir las políticas de costos basadas en misión, es decir hacia dónde va, como lograr sus objetivos, hecho que permitirá gestionar y controlar los costos, diferenciar los costos (variables y fijos), los gastos de administración, financieros y esto va relacionado con el presupuesto, a continuación, algunas políticas sugeridas:

• Elección de proveedores (precios, calidad)
• Control de los almacenes
• Procesos de producción, comercial o servicios, rendimiento de las materias primas, su uso adecuado.
• Comercial, procedimientos de la relación y comunicación con los clientes.
• Uso de la tecnología, que contribuye a la reducción de los costos
• Entidades financieras, negociación sobre prestamos de capital de trabajo, los gastos financieros.

2. Elección de un sistema de costos

Para la implantación de los costos es necesario contar con un sistema de costos herramienta que ayudara a recopilar, clasificar, asignar y analizar los costos. Estos sistemas de acumulación de información estarán en función del tipo de negocio de manufactura, comercial y de servicios siendo los siguientes:

• Costos por órdenes de fabricación
• Sistema de costos por proceso
• Costos por absorción
• Costos por actividades ABC y otros Etc.

3. Procedimiento de la estructuración y definición de los costos

Estructurar adecuadamente los costos de producción de bienes y servicios es fundamental para el éxito de una microempresa. Permite una mejor gestión financiera, toma de decisiones informadas y aumenta la competitividad del negocio. En este sentido enumeramos los procedimientos a seguir para una sencilla estructuración de los costos:

Primer paso: Identificar los costos: que consiste en determinar todos los costos en que se incurre para producir el bien o servicio.

Segundo paso: Clasificar los costos: identificar y clasificar los costos directos de los indirectos, teniendo en cuenta las definiciones siguientes:

• Costos directos: Varían según la cantidad de unidades producidas. Incluyen:
• Materia prima: Materiales que se transforman en el producto final.
• Mano de obra directa: Salarios y prestaciones de los trabajadores involucrados en la producción.
• Costos indirectos: No varían con la producción. Incluyen:
• Costos fijos de producción: Alquiler, servicios públicos, depreciación de maquinaria.

Tercer paso: Asignar los costos: Distribuir los costos indirectos entre las unidades producidas teniendo en cuenta la complejidad de su transferencia y acumulación a los costos directos.

 Cuarto paso: Calcular el costo total: Sumar los costos directos e indirectos, es decir acumular todos los costos incurridos en cada proceso de producción de los bienes o servicios para obtener el costo unitario y total del producto.

 Quinto paso: Actualizar los costos: Revisar de forma periódica la variación de los componentes del costo para mantener su precisión.

Sexto paso: Conocer y elegir herramientas tecnológicas para estructurar costos de producción, hoy en día existe en el mercado software accesibles, otra podría ser la hoja de cálculo Excel.

Vivimos hoy tiempos diferentes y cambiantes donde se tiene acceso a los mercados mundiales a través de los tratados de libre comercio, escenarios estratégicos favorables para las micro empresa donde puedan competir para lo cual deben tener un ordenamiento, control de sus actividades.

Teniendo en cuenta todos los aspectos mencionados teniendo en cuenta se recomienda a los micro empresarios reflexionar sobre el significado de contar con herramientas gerenciales como la estructura de costos que coadyuvara en su crecimiento y su sostenibilidad y competitividad estratégica en el mercado interno y global. Asimismo, debe recurrir a la Asesoría especializada de un profesional con el perfil de Contador Público estratégico, especialistas en costos, quien en todo momento debe ejercer la docencia y el acompañamiento.