Control de Gestión de Recursos Humanos

Por: Jorge Alejandro Sánchez Henríquez, PhD – MBA – CPA
Miembro de la Comisión de Administración y Finanzas de la AIC
Miembro Centro de Investigación y Estudios Contables (CIEC), Universidad de Talca
Profesor Universidad de Talca – Chile
Email    jsanchez@utalca.cl

El tema del control de la gestión en las organizaciones, cada vez está teniendo una importancia mayor, sobre todo en tiempos tan difíciles como los actuales en que las empresas requieren ajustar sus costos y procesos para tratar en primer lugar de sobrevivir y en segundo lugar de rentabilizar su capital, en esa línea el capital humano es la clave para lograr el éxito organizacional y como lo digo permanentemente en mis papers, artículos y también en mis libros, el capital más importante que tiene una organización, es precisamente el capital humano, su gente, sus trabajadores, sólo a través de ellos se puede conseguir lo que la empresa busca, por lo tanto, resulta de “Perogrullo” que se requiere controlar y monitorear permanentemente el trabajo de las personas.

Hace unos años atrás la comunidad mundial de recursos humanos vivió un pequeño terremoto, en efecto, en el número correspondiente a julio – agosto de 2015 de la prestigiosa e influyente revista Harvard Business Review, caratulaba con grandes trazos en su portada: «Es la hora de hacer explotar RRHH y construir algo nuevo», con el dibujo de una bomba a punto de estallar. El artículo central de la revista es de autoría de Peter Capelli, profesor y director del área de RRHH de la universidad de Wharton, USA. El texto baraja varias hipótesis acerca del sentido de la función de RRHH y su actual nivel de (des) prestigio: el momento económico mundial, el exceso de regulaciones y cambios en las legislaciones, la desconexión del área de RRHH con el negocio, escaso apoyo político desde la alta dirección y remata señalando que «su propuesta de valor debe estar sustentada en el análisis de la gran cantidad de datos que se generan hoy en día, así como en cálculos sobre el retorno de la inversión, de la misma manera que otras áreas ya lo están haciendo». Aquí se enfatiza una idea ya enunciada anteriormente por Dave Ulrich: RRHH no es un business partner, es el propio negocio, y eso conlleva a la urgencia de medir sus resultados y alinearlos con los del negocio. Afortunadamente, hoy ya hay un consenso casi generalizado en el sentido que el éxito o fracaso de la organización está determinado por la calidad y el compromiso de sus trabajadores, de como ellos estén preparados para apoyar en la obtención de las metas y objetivos organizacionales y si son o no capaces de agregar valor.

Diseño de indicadores de gestión

Poco a poco las organizaciones han intensificado el uso de una herramienta muy eficiente para llevar a cabo un buen control de gestión, nos referimos a la aplicación de indicadores de recursos humanos. Cabe señalar que es una poderosa forma de controlar la gestión del capital humano, es por ello por lo que los directivos los están aplicando para mejorar sus funciones directivas y de control.

Autores como (Gunn, 1995) patrocinan el uso de indicadores, en efecto, su libro sobre la fabricación en el siglo XXI se refiere a una serie de medidores de la excelencia empresarial para las diferentes áreas de una organización tales como: contabilidad, ventas y marketing, enfocados a medir tiempo, desperdicios, costo, calidad, flexibilidad, valor añadido, productividad, uso de activos, integración de datos e información. Sin embargo, (Goldratt, 1994) alerta sobre la necesidad de establecer la definición de los indicadores a la precisión clara de los objetivos de la compañía, prevaleciendo primero la importancia de lo que se mide y en seguida su indicador.

El uso de indicadores específicos es utilizado después de la realización de funciones como administración, dirección y control, puesto que no se pueden realizar sin una información previa y confiable. Los profesionales en control señalan que, si no se mide, no se podrá controlar, y si no existe control, tampoco habrá gestión sobre lo que se quería controlar, con esto podemos mencionar que no se puede gestionar ni mejorar si no se ha optimizado el control y para asegurarse de lograrlo se debe necesariamente controlar.

Consecuentemente, un indicador tendrá una función descriptiva y otra valorativa; siendo la primera aquella contribución de información del estado real de una actividad, y la función valorativa aquella que añada a la información anterior un juicio de valor acerca del desempeño de una actividad.

Los indicadores son también una unidad de medida de información, para el seguimiento y evaluación de las variables primordiales de una organización (productos o servicios, objetivos estratégicos, planes estratégicos y otros), asimismo permiten la comparación en el tiempo con los relacionados internos (metas) y los externos a la organización (benchmarking).

El diseño debe estar dentro de la ideología organizacional, con el fin que el indicador permita dar respuesta a lo que la organización examina. Justamente, la ideología o filosofía de una organización debe estar introducida en toda ella a través de la misión, visión, objetivos estratégicos y valores organizacionales. Adicionalmente un indicador facilita la obtención de información de las actividades de recursos humanos que se desee controlar, así como de actividades complementarias, permitiendo efectuar comparación y seguimiento, estas dos actividades fundamentales para el control de gestión. A menudo, algunas organizaciones caen erróneamente en posturas organizacionales extremas, en relación al establecimiento de indicadores como parte del control de gestión del personal. Dichos extremos están relacionados por una parte con rechazar el uso de indicadores, y por otra parte, con la existencia de una especie de culto a los mismos, que se convierte en el uso descomunal, indiscriminado y casi místico de ellos como una fórmula para controlar al personal.

Un buen sistema de indicadores facilita el trabajo de los directivos, en relación con controlar lo que está aconteciendo en la organización en todo momento, los indicadores de gestión son ventajosos para los administradores y directivos:

Los indicadores son totalmente útiles para el directivo, ya que:

• Apoyan el control y la optimización del uso de los recursos.
• Apoyan la transparencia de la información en la organización.
• Apoyan las comparaciones en el tiempo y evaluación de tendencias.
• Apoyan procesos de evaluación.
• Apoyan procesos de planificación.
• Ayudan a apreciar la gestión de la organización.
• Ayudan a hacer comprobaciones internas y externas a la organización.
• Ayudan a llegar al cumplimiento de la visión de la organización, permitiendo también supervisar el desarrollo de la misión establecida.
• Ayudan a monitorear la eficiencia de los programas generales y específicos implementados por el área de recursos humanos.
• Ayudan a reconocer problemas y oportunidades.
• Ayudan en la ejecución de compromisos y facilitan su seguimiento.
• Controlan la consecución de objetivos estratégicos.
• Facilitan el control de las funciones propias de todos los trabajadores.
• Facilitan la retroalimentación de información en la organización.
• Objetivan la ejecución de estrategias y políticas de recursos humanos.
• Orientan la coordinación entre funciones, departamentos y personas.
• Orientan políticas y acciones concretas de motivación hacia el personal.

Cabe señalar, que además de estar bien definido y funcionar de forma sistemática dentro del control gerencial, los indicadores deben contar con diversas características básicas, con el fin de asegurar que sean idóneos y de calidad. A continuación, se detallan algunas características que los indicadores deben cumplir:

1. Significancia: Un indicador debe ser adecuadamente relevante por sí mismo, para que de esta forma argumente el esfuerzo de construcción, de cálculo y de análisis posterior.

2. Vinculación: Un indicador debe vincularse con lo que se pretende obtener, por lo tanto, debe ser coherente con el objetivo organizacional en cuestión; todos los indicadores del sistema de control de gestión deben ser coherentes entre sí.

3. Viabilidad: Un indicador será viable, si existe una factibilidad en su diseño e implementación, de este modo también debe haber fluidez en el cálculo y con un claro sentido de permanencia en el tiempo.

4. Sensibilidad: El indicador debe exponer sistémicamente lo que sucede en el tiempo, incluyendo que debe ayudar a realizar comparaciones de lo que va pasando con las variables que se quieren medir y controlar.

5. Administrable: El indicador debe ser gestionable por el directivo a cargo de controlar la gestión, es decir, que debe ser indicativo para la persona que efectúa labores de control, tanto de lo que está sucediendo, como de las acciones o decisiones correctivas o indicativas que se deben tomar.

6. Eficiencia: El indicador deber obtener un resultado positivo con la ecuación costo-beneficio, esto quiere decir, que tanto el esfuerzo de calcular, traducido como los beneficios que se consiguen deben ser mayores a los costos.

A nivel de clasificación, existe una infinidad de formas que se pueden seguir a un grupo de indicadores, siendo todas válidas, lo importante es seguir una estructura propia que le otorgue al sistema de control de gestión de la organización una consistencia genérica. En seguida se muestra otro tipo de estructura, distinta a la presentada en el libro, pero que puede ser indicativa de una adecuada clasificación para indicadores que intenten controlar la gestión de los recursos humanos en una organización.

1. Según el concepto técnico involucrado: En esta categoría se pueden presentar Costos, Ingresos, Gastos, Rentabilidad, Seguridad, Rotación, Antigüedad y Tiempo.

2. Según la actividad o proceso de recursos humanos a evaluar. Aquí se muestran actividades tales como Planeación, Reclutamiento, Selección, Evaluación del desempeño, Capacitación, Ausentismo, Remuneraciones y Compensaciones.

3. Según las competencias personales a evaluar. Donde podemos encontrar Creatividad, Objetividad, Iniciativa, Responsabilidad, Calidad.

Se acaba de publicar un texto en donde se hace una propuesta a nivel estratégico sobre cómo controlar de manera adecuada la gestión de los recursos humanos en las organizaciones, la cual consta de 10 etapas claramente definidas y explicadas, lo cual se muestra en la figura siguiente.

Propuesta estratégica de control de gestión de los recursos humanos.

Fuente: Sánchez J. y Sánchez V. Control de Gestión de Recursos Humanos, página 137.

La profesora Berta Silva Palavecinos, Profesora Titular de la Escuela de Comercio- Pontificia Universidad Católica de Valparaíso y Presidente Comité Científico CAPIC, plantea sobre el libro, escrito en 533 páginas, que los autores proponen un interesante instrumento para potenciar el control de gestión de recursos humanos, proponiendo una «triada estratégica de los recursos humanos», lo que permite diagnosticar y sistematizar la gestión de estos, por medio de tres indicadores claves: capacitación, compensación y evaluación de desempeño. Esta triada se expone a lo largo de la obra, en el capítulo 1 se contextualiza la importancia de desarrollar la estrategia en este tipo de recursos, para seguir en el capítulo 2 profundizando sobre lo qué es el control de gestión de recursos humanos, para así en el capítulo 3 hacer un levantamiento de las principales tendencias que los afectan, situando el papel que juega la auditoría en esta área. Desde este punto, el capítulo 4 abarca a profundidad los indicadores que surgen de la triada estratégica para el control de gestión de los recursos humanos y el capítulo 5 se puede apreciar la aplicación práctica de tales indicadores en casos reales, con el objetivo de operacionalizar los conceptos presentados a lo largo del libro. Para tener acceso a esta información, se puede acceder a https://fen.utalca.cl/web/jsanchez/libros.html

La estrategia y políticas de recursos humanos tienen un impacto directo en el éxito o fracaso de una organización, si se pretende que los trabajadores reaccionen de manera positiva, entonces los directivos deben establecer una estrategia de personal que se encuentre correctamente alineada a la estrategia organizacional para alcanzar el éxito deseado, para ello el control de gestión de los recursos humanos resulta ser el instrumento más adecuado.