La Computación en la Nube: Aspectos Legales a Considerar

Por: Yvonne L. Huertas, CPA, MBA, JD, LLM

La idea de la computación en la nube es tentadora para cualquier profesional de la contabilidad que aspira a tener su modelo

personal de “oficina virtual”. Este concepto de oficina libera al contador de tener que actualizar sus programas cada vez que aparece una nueva versión, de cargar con pesados y voluminosos documentos físicos que representan los registros de los clientes. Más importante aún es la idea de que la computación en la nube capacita al contador a tener acceso 24/7 a las cuentas de sus clientes, a sus archivos, entre otros.

Veamos la definición de computación en la nube para tenerla como punto de referencia en este artículo:

Modelo para permitir el acceso desde cualquier lugar, de forma cómoda y bajo           demanda,   a   conjuntos   compartidos   de    recursos   informáticos configurables (ej. redes, servidores, almacenamiento, aplicaciones y servicios) que puedan ser rápidamente aprovisionados y lanzados con un mínimo esfuerzo de gestión o de interacción por parte del proveedor de servicios. https://nvlpubs.nist.gov/nistpubs/Legacy/SP/nistspecialpublication800- 145.pdf

La definición de NIST enfatiza las virtudes más importantes de la contabilidad en la nube, entre ellos, que es accesible remotamente. Ante tales beneficios es imposible no mirar la nube como esencial a los servicios del contador que aspira a ganar la confianza de sus clientes y reputación de estar en el filo de la tecnología. Para optimizar el uso de la computación en la nube será importante evaluar a los potenciales proveedores de estos servicios para asegurar que hay alineación entre las necesidades del contador y sus clientes, sus expectativas de servicio, confiabilidad, seguridad, y otros asuntos que son de importancia tanto para el contador como para sus clientes. Es importante recordar que en términos metafóricos la nube es como un edificio de apartamentos en los que cada apartamento representa simbólicamente el espacio reservado para los archivos de cada cliente.

Examinemos algunos aspectos críticos de la computación en la nube que debemos tener presente:

La computación en la nube se caracteriza por convertirse en el punto único, si no principal de acceso a todas las necesidades informáticas del cliente. Esto puede representar un serio problema si la conexión a la Internet no es óptima. Hablar de acceso a los recursos en la nube con un nivel de conexión del 100% es imposible. Por lo tanto, esto plantea el riesgo de que la falta de conexión puede dar lugar a la paralización de las actividades más importantes de la empresa. Al visualizar la nube como este espacio virtual compartido tipo condominio surge el riesgo de la pérdida de control por el cliente en su función de poner en práctica medidas de control interno para la seguridad de la información alojada en la nube. No se descarta la posibilidad de acceso por parte de terceros no autorizados y la pérdida de datos. Lo dicho anteriormente plantea la necesidad de hacer una evaluación para cada archivo: ¿Qué nivel de riesgo representa la información contenida en el archivo en términos de su impacto en una posible paralización de la operación del negocio o qué nivel de confidencialidad se le atribuye al archivo cuya nueva localización sería la nube?

Cuando contratamos con un proveedor de servicios de computación en la nube, necesariamente ponemos en manos de un tercero los datos de la oficina, de clientes, entre otros. ¿Podría esto representar un acceso no autorizado a los datos de los clientes? Tengamos en mente este detalle al momento de redactar nuestros contratos de servicios con los clientes para asegurar que nos liberamos de responsabilidad siempre que actuemos de forma responsable y diligente en la selección del proveedor del servicio en la nube. Deberemos como medida de cautela solicitar el consentimiento de esos clientes para colocar sus datos en la nube. No debe haber problemas en lograr que el cliente conceda el consentimiento. Se trata de contratos de adhesión (según el lenguaje legal), donde el cliente se somete a las condiciones expresadas en el contrato, que usualmente, serían las misma condiciones o condiciones similares con cualquier otra oficina de contadores.

El tema de la computación en la nube plantea para el contador la necesidad de ejercer sus oficios de la manera más prudente, responsable, y de menor nivel de riesgo. Después de todo, la información de su oficina capturada en sus sistemas de información, es uno de sus activos más valiosos. Igualmente, los clientes tienen altas expectativas en cuanto al cuidado que tenga el profesional de contabilidad con la información a la que da acceso al contador. Espera esmero, cuidado puntual, y responsabilidad.

Las siguientes son algunas de las preguntas que el contador, prudente y razonable, deberá contestar previo a tomar la decisión de adoptar la computación en la nube:

• ¿Cuáles son los aspectos críticos de mi negocio?
• ¿Cuáles son los servicios que su negocio puede idóneamente contratar en la nube? ¿Cuáles servicios debe contratar?
• ¿Cuál es la reputación del Proveedor? ¿Referencias? ¿Cuánto tiempo lleva ofreciendo esos servicios? ¿Cuál es la situación financiera del proveedor en la nube?
• ¿Cuáles son las métricas estipuladas por el proveedor del servicio en la nube para medir facturación y servicio?
• ¿Cómo maneja el Proveedor la seguridad de la información?
• ¿Dónde almacena la información?
• ¿Subcontrata servicios? ¿Dónde radican los servidores de esos sub-contratistas?

¿Se encuentran en jurisdicción del país sede del contador y sus clientes? ¿O se encuentran en otro país de jurisdicción diferente?

• ¿Cuál es el mecanismo que se provee en el contrato con el Proveedor para resolver controversias? ¿Tribunales (en dónde)? ¿Mediación (por quién)?

¿Arbitraje (dónde y quién)?

• ¿Provee clausulas para facilitar acceso a la información en auditorias y otras gestiones?
• ¿Cuáles son los términos de las cláusulas de servicio al cliente?
• ¿Cuáles medidas toma el Proveedor para mitigar riesgos de pérdida de información, de divulgación no autorizada o maliciosa?
• ¿Revisaste casos de éxito y casos no exitosos en la nube?
• ¿Cuáles aplicaciones empresariales deberán ser consideradas y cuáles NO?
• ¿Cuál es el impacto de requisitos regulatorios y de cumplimiento?

Gartner1, (NYSE: IT), reconocido como una de las compañías mundiales dedicada a la investigación y la consultoría, miembro del S&P 500 indica que el mercado global de servicios de computación en la nube crecerá en 17.5% durante el 2019 para un total de ingresos de $214.3 mil millones (billions), de un total de $182.4 mil millones de ingresos calculados para el 2018. Dice Gartner, que el segmento de mayor crecimiento en los servicios en la nube pronosticados para el 2020 será la opción de IaaS (Infraestructura

como Servicio), y en segunda posición el PaaS (Plataforma como Servicio). Por otro lado, Accenture2, otra empresa de vanguardia, empresa global más admirada por Fortune durante los pasados 17 años, investiga sobre el tema de computación en la nube y descubre que el 79% de sus encuestados confirma que la nube:

1. Promueve ahorros sustanciales,
2. Apoya eficacias operacionales,
3. Habilita tecnologías emergentes y
4. Logra fortalecer algunos aspectos de la seguridad de los datos

Ante este cuadro, es necesario que el contador profesional vanguardista, haga un análisis comprensivo sobre la implementación de la computación en la nube. Cada profesional deberá examinar detenidamente las ventajas y desventajas, la inversión requerida, oportunidades que se abren, expectativas de clientes, entre otros detalles.

Este es el segundo de una serie de artículos breves sobre la computación en la nube. Espero que estén sacando provecho. Le daremos continuidad al tema en próximas ediciones del eBoletín de AIC.

Pueden compartir sus dudas o comentarios a mi email: yvonne.huertas1@upr.edu.