Auditoria Forense Participativa para evaluar si una empresa está preparada para una investigación…

Gerineldo Sousa, CPA, CFCS
Miembro de la Comisión de Peritaje Contable y Auditoria Forense
Asociación Interamericana de Contabilidad (AIC)

Auditoria Forense Participativa para evaluar si una empresa está preparada para una investigación de las autoridades por el delito de lavado de dinero

Con la penetración del crimen organizado en las empresas, donde aprovechándose de las debilidades de control interno o inclusive la colusión de empleados que buscan obtener una riqueza de forma rápida y sin importarle los riesgos que correría, existe un riesgo inherente o residual a ser afectadas por la generación de transacciones u operaciones sospechosas del lavado de dinero, lo que puede conllevar a que las autoridades competentes, cuando reciben información de terceros o inclusive al recibir reportes de sospechas de hechos vinculados al delito, procedan a realizar una investigación para determinar el grado de vinculación.

Otra de las situaciones en donde una empresa pueda ser investigada por las autoridades por el presunto delito de lavado de dinero, es cuando son parte de un engranaje de empresas pantallas o fantasmas para colocar fondos entre ellas, en donde algunas efectúan operaciones licitas y tratan de integrar dineros producto de delitos precedentes.

La auditoría forense participativa para determinar grado de exposición del riesgo de lavado de dinero

Cuando una empresa a determinado una serie de operaciones sospechosas con sus clientes o señales de alerta que puedan generar la actitud de sus empleados, debe realizar una investigación interna, con la finalidad de establecer si las sospechas son reales, para determinar el grado de impacto de la situación presentada:

Dependiendo del grado de la debilidad de control que pueda ser detectada y el tipo de delito económico, se requerirá conformar un equipo de trabajo con el personal de la empresa o en el caso de una investigación de las autoridades competentes por la presunta vinculación al lavado de dinero.

Para ejecutar la investigación interna por tener dudas sobre la participación de la empresa en el lavado de dinero, se debe contratar a un experto en auditoria forense preventiva, para que ejecute una evaluación de todos los movimientos y operaciones de forma exhaustiva.
Causas por las cuales las autoridades, hacen una investigación en una empresa
Aunque las autoridades tienen la potestad, de hacer una investigación a cualquiera empresa, que consideren existen los indicios o evidencias que conllevan a suponer que, en la misma, haya una vinculación a la comisión de un delito, nos enfocaremos en este estudio, sobre aquellas empresas, que se han dado las situaciones, que ampliaremos a continuación:

Vinculación producto de investigación realizada
Durante el proceso de investigar a una persona natural o jurídica, en el flujo de los fondos o al evaluar la documentación, se logra establecer la relación que haya mantenido y sobre los cuales existen indicios de participar en actos de lavado de dinero, financiamiento de terrorismo o financiamiento para la adquisición de armas de destrucción masiva.
Ha descubierto y reportado los temas vinculados al blanqueo de capitales
Al hacer un análisis del perfil financiero o transaccional de un cliente, se determina una operación sospechosa y procede a confeccionar un reporte, por lo que las autoridades proceden a hacer una investigación del cliente.

Como atender una investigación
Cuando la empresa recibe una citación judicial, que le obligue a entregar una serie de documentos o una orden de registro y allanamiento de las instalaciones, la misma debe ser atendida por la Gerencia General e inmediatamente trasladar la misma al abogado interno de la empresa o se debe contratar a un abogado externo experto en temas de lavado de dinero.

Adicionalmente, se debe entregar en el menor tiempo posible toda la documentación que se le requiera, para evitar perjuicios adicionales a la empresa.

Otro de los aspectos que el abogado de la empresa debe tener en cuenta es no dilatar o demorar la respuesta a una indagación por parte de las autoridades.

En el caso que la investigación se centre en verificar todos los movimientos que un cliente de la empresa ha realizado, y sea producto de un reporte de operación sospechosa que se haya enviado, o la investigación obedezca a relaciones obtenidas por el flujo de la investigación, no se le puede notificar al cliente de la situación presentada.

La gerencia general o la Junta Directiva, deberá ordenar se realice una investigación interna en la empresa, para determinar el impacto de la situación anormal que se haya detectado.

Más adelante ampliaré, los pasos que debe planificarse para desarrollar una investigación interna y quien la debe dirigir.

Al recibir una orden de registro, el abogado de la empresa deberá verificar la misma, para determinar el alcance de la misma y procederá a tomar las siguientes acciones:

a. Permanecerá presente durante todo el tiempo que los funcionarios judiciales realicen el allanamiento.

b. Se reunirá con los empleados de la empresa para indicarles que antes de entregar un documento a las autoridades, el mismo debe ser canalizado por el para llevar un control de lo que están requiriendo.

c. Los documentos no deben ser alterados, perdidos o destruidos, por lo que se le debe indicar a los empleados, ya que puede generar problemas a la empresa.

d. Solicitará una copia del inventario de documentos y artículos que retiren de la empresa.

Para efectuar la investigación interna para determinar la posibilidad de la participación en el lavado de dinero, se deberá estructurar, considerando los siguientes puntos:

Transacciones
Algunas transacciones que debe cubrir una auditoria forense participativa, son los siguientes:

a) Depósitos que no correspondan al perfil financiero o realizado en cifras redondas, montos repetidos que no son atribuibles a la actividad económica.

b) Falta de actividad en la cuenta, lo cual podría indicar transacciones en efectivo o que tengan cuentas bancarias desconocida.

c) Realizar una revisión de transacciones adecuada, con particular énfasis sobre las operaciones de alto riesgo (productos, servicios, clientes y ubicaciones geográficas).

d) Evaluar la capacidad del sistema para identificar actividades inusuales mediante la revisión de las políticas, procedimientos y procesos para el monitoreo de actividades sospechosas.

e) Evaluación de la capacidad del sistema para generar informes de monitoreo.

Si no se utiliza un sistema automático para identificar o acumular transacciones de montos elevados, la auditoría debería incluir una verificación de muestra de las planillas, cintas u otra documentación de los cajeros para determinar si se han identificado y reportado con precisión las transacciones por montos elevados.

El examen debería incluir una revisión de las políticas, procedimientos y procesos para avisar de actividades inusuales a todas las líneas de negocios, al personal o al departamento responsable de la evaluación de las actividades inusuales.

Área de Cumplimiento
El Área de Cumplimiento es la responsable de vigilar la adecuada implementación y funcionamiento del Sistema de Prevención del Lavado de dinero y Financiamiento del Terrorismo en el sujeto obligado

Entrevistas a empleados
Al entrevistar a todos los empleados que puedan tener conocimiento de la situación, para identificar documentos o personas relevantes de la investigación, para entonces prepararlos para la entrevista que les harán las autoridades.

Adicionalmente, se deberá mantener una reunión con los empleados entrevistados por las autoridades, posterior a la misma.

Manual de Prevención
La auditoría forense preventiva deberá determinar si existe un Manual de Prevención de lavado de dinero, financiamiento de terrorismo o financiamiento de adquisición de armas de destrucción masiva, donde se incluyan un sistema de control interno, las políticas y procedimientos que permitan identificar, detectar y manejar el riesgo de lavado de dinero, para minimizar su impacto en las operaciones e inclusive en la continuidad de la misma.

La evaluación le permitirá identificar las debilidades que pudieran tener para detectar de forma efectiva y eficaz, operaciones inusuales o sospechosas y así poder adecuarlas.

Se deberán incluir un programa de cumplimiento de normas para la prevención de lavado de dinero y estructurar procesos que permitan identificar las operaciones según la calificación de riesgos o al hacer un levantamiento de la matriz de riesgo y definir un mapa de calor del riesgo.

En el Manual de Prevención, se debe incluir lo relativo a la diligencia debida que se aplicará a todos los clientes, proveedores y empleados de la empresa.

Adicionalmente, se deberá mantener un sistema de actualización periódica del perfil financiero y transaccional de los clientes y una capacitación constante a todos los empleados sobre temas de lavado de dinero.